Consejos para no abusar del uso de los correos electrónicos

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  1. Enviar correos electrónicos como “urgentes” cuando no lo son: Esto es como el cuento de Pedro y el lobo. O como dice Rosemary Haefner, directora de recursos humanos de CareerBuilder, si abusas de esta práctica, cuando tengas que enviar uno realmente urgente, nadie te hará caso.
  2. Mayúsculas a tutiplén: Ponerlas en todos los asuntos es molesto ¡Parece que estás gritando! Además de “apagar” las mayúsculas, declina el uso de signos de exclamación.
  3. Ser demasiado casual: Especialmente si no conoces a tu destinatario, la informalidad te restará profesionalidad, por lo que debes evitar las citadas exclamaciones, los emojis, el texto en colores, las fuentes tipográficas infantiles al estilo de Comic Sans o la escritura abreviada tipo SMS. Además, tal y como señala Rosalinda Oropeza Randall, autora del libro “Don´t Burp in the Boardroom” remarca que seas formal, “teniéndolo especialmente en cuenta si trabajas con personas de diferentes generaciones, que tienen barreras idiomáticas o prefiere un tono más tradicional”.
  4. Tampoco seas un robot: No seas demasiado rígido. Puedes ser educado y formal y a la vez “agregar un poco de entusiasmo o personalidad a tus correos electrónicos”, como recomienda Vicky Oliver, autora de “301 smart answers to tough business etiquette questions”. Deben reflejar una presencia humana tras ellos, y no parecer que es un autómata quien los envía.
  5. Responder a todos sin ton ni son: El correo electrónico es una herramienta de comunicación, no una fiesta ni una sala de juegos. Si utilizas la opción “Responder a todos” ante un correo enviado a un grupo, solamente debes hacerlo si es necesario que todos reciban tu feedback. De lo contrario, envíaselo únicamente a la persona que lo envió.
  6. Reenviar información ajena sin consentimiento: Debes extremar la precaución con las cadenas de correo electrónico. Si alguien ha compartido información personal, no debes reenviar sin más, ya que podrías ocasionar problemas.
  7. Usar el BCC´ing: Enviar correos electrónicos de esta manera provoca que cualquier destinatario en el campo “Cco” reciba el correo electrónico, pero ninguno de los demás destinatarios lo sepa. Según Vicky Oliver, transmite desconfianza y secreto. “Si necesitas enviar un correo electrónico a alguien que técnicamente no debería estar en la cadena, corta y pega el correo electrónico en un email separado para esa persona”, apunta. 
  8. Mandar un email a las 3 de la mañana: Ya sea porque te acuestas muy tarde o madrugas mucho, hay una determinada franja horaria -la destinada al descanso- a la que no es recomendable enviar ningún correo electrónico. Aunque vivamos en un mundo 24/7, la mayor parte de la gente mira la hora, pudiendo pensar que tienes horarios caóticos o que eres una persona obsesiva y adicta al trabajo. Si te inspiras de noche o quieres adelantar trabajo, guarda el email en tu carpeta de borradores y envíalo durante la jornada laboral.
  9. Utilizar un asunto poco preciso: “Soy yo”, “Hola” o “Hey” no aportan ninguna clave sobre el contenido del mensaje, no llaman la atención del destinatario y además, no dan una impresión profesional en absoluto. Aboga por ser claro y conciso, incluyendo una pista sobre lo que vas a desarrollar en el cuerpo del email. De esta manera, obtendrás respuestas más rápidas.
  10. Pasar olímpicamente de poner asunto en el correo: Esta práctica es muy irritante para el destinatario, ya que se siente “obligado” a abrirlo para descubrir su contenido.
  11. Comenzar una frase en la línea de asunto y terminarla en el cuerpo del correo electrónico: Esta especie de trampa para forzar a tu destinatario a abrir el email y seguir leyendo es molesta, pudiendo ser percibida como una trampa o engaño, además de un síntoma de mala educación. Sé respetuoso y redacta bien el asunto.
  12. Dirección de correo electrónico ridícula y poco seria: Debes tener una cuenta de correo exclusivamente profesional y con un nombre que aporte dicha impresión. Por tanto, crea una cuenta estrictamente separada del ocio o utiliza una que te sirva tanto para lo personal como para lo profesional pero con un nombre serio. Es de sentido común que cosas del estilo de loquito77@hotmail.com y direcciones por el estilo establecen un tono negativo.
  13. Datos personales interminables: Una cosa es tener una buena y cuidada firma profesional con todos tus datos bien claros y delimitados como el número de teléfono y el nombre completo y otra extenderte como las persianas. Debes ser consecuente con la imagen de tu negocio.
  14. Mandar correos electrónicos personales a tus compañeros de trabajo: Puede ser que las bromas, las historias conmovedoras o las citas motivacionales enviadas de forma puntual puedan alegrarle el día a alguien, pero lo cierto es que el bombardeo diario puede resultar insufrible para los miembros de tu equipo, algo que sucedía con las -ya casi- difuntas cadenas de emails.
  15. Incluir un aviso de confidencialidad al final de cada correo electrónico: En todo caso, es más apropiado preguntar o avisar de antemano, antes de enviar la información sensible.
  16. Descargar tu ira: Puede que estés enfadado por la mala decisión de un empleado, la falta de profesionalidad o el retraso en un proyecto, pero no debes guiarte por los impulsos. Tómate tu tiempo para redactar un email de reproche, y espera unas cuantas horas antes de darle a “enviar”. De todos modos, causa menos malentendidos hablar en persona.
  17. Ser cortante: Apostar por la concisión y irse por las ramas es bueno pero, a no ser que estés hablando con un amigo íntimo, siempre debes utilizar palabras de cortesía como “por favor” y “gracias”. o preservar el trato de usted si la ocasión lo requiere.
  18. Faltas de ortografía y errores tipográficos: “Enviado desde mi iPhone”, no es excusa para descuidar tu gramática, tu sintaxis ni tu ortografía. No estás charlando por WhatsApp con amigos ni divirtiéndote en redes sociales: es un correo profesional. Y como tal, su importancia requiere que revises su edición antes de enviarlo, para corregir faltas, no comerte letras ni duplicarlas.
  19. Puntuación molesta: Si quieres usar un signo de exclamación, “emplea uno solo para transmitir emoción”, afirma Barbara Pachter, autora de “The Essentials of Business Etiquette”. “La gente a veces se deja llevar y pone un número de puntos de exclamación al final de sus frases.El resultado puede parecer demasiado emocional o inmaduro”, escribe en su libro. En el correo, los puntos de exclamación deben utilizarse con moderación.
  20. Fuentes no profesionales: Es recomendable emplear fuentes, colores y tamaños clásicos sin hacer experimentos extraños ni retornar a la adolescente Comic Sans. La clave reside en que tus correos electrónicos deben ser fáciles de leer para otras personas. En general, lo mejor es utilizar un tipo de 10 o 12 puntos y una fuente de fácil lectura como Arial, Calibri o Times New Roman. “En cuanto al color, el negro es la opción más segura”, dice Patcher.
  21. Demasiado extenso: La mayor parte de la gente escanea los correos electrónicos, dedicando a su lectura apenas unos segundos, por lo que debes escribirlos de forma sintética, sin párrafos demasiado densos y pesados. En lugar de bloques, son más recomendables las listas numeradas o con puntos, más fáciles de digerir. Con moderación, también puedes enriquecer el texto con negrita o cursiva para destacar conceptos clave en tu email.

Fuente: http://computerhoy.com/noticias/software/21-cosas-que-debes-evitar-mandar-correo-electronico-59252

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